El canal de denuncias es un sistema de comunicación, compuesto por medios físicos o digitales, mediante el cual empleados, directivos y terceros —como colaboradores, proveedores o clientes— pueden formular consultas, notificaciones o denuncias sobre irregularidades, malas prácticas, incumplimientos normativos o actos indebidos detectados dentro de una entidad jurídica con la que están vinculados. Este canal permite que el órgano de cumplimiento investigue las situaciones reportadas y, cuando corresponda, implemente las medidas preventivas, correctivas o disciplinarias.
Características del canal de denuncias
Algunas características que debe de tener el canal de denuncias para ser eficaz son:
- Servir como fuente de información para evaluar y mejorar la política de cumplimiento de la empresa.
- Formar parte del programa de cumplimiento, como compromiso con la política de responsabilidad social corporativa para la prevención.
- Estar respaldado por la dirección y alcanzar a todas las estructuras de la organización.
- Informar de las consecuencias que se pueden derivar del uso inadecuado o indebido de los mecanismos de denuncia.
- Prohibir la adopción de represalias contra el denunciante de buena fe.
- Contar con medidas de seguridad suficientes, como la confidencialidad o la encriptación.
- Debe ser fácilmente accesible.
- Su gestión tiene que ser imparcial, objetiva e independiente.
Tipos de canales de denuncia
- Canales internos o externos, dependiendo de si eres empleado o una persona ajena a la entidad jurídica.
Pueden realizarse a través de la web corporativa, mediante telecomunicaciones sencillas, buzón físico o dirección postal y presencial.
- La denuncia podrá hacerse con identificación fehaciente del denunciante o de manera anónima.
Proceso de gestión de las denuncias
La tramitación de las denuncias se inicia con la presentación de la denuncia, debiendo regirse y registrarse en un único punto de entrada, que normalmente gestionará el Órgano de Cumplimiento.
Posteriormente, se procederá a su admisión o inadmisión comunicando el resultado al denunciado, a continuación, se inicia la fase de instrucción, en la que se establecerá un sistema de plazos, prioridades o recopilación de pruebas. Una vez finalizada esta fase, se realizaría una propuesta de actuación o resolución (archivo o sanción), con la posterior eliminación de la información de las denuncias internas, comunicando la resolución del órgano correspondiente a los interesados.
Para finalizar, un canal de denuncias bien gestionado contribuye a minimizar los riesgos legales, fortalecer la ética empresarial y construir una cultura de transparencia y responsabilidad, lo que se traduce en un ambiente laboral seguro y ético.
